FSC® og PEFC™ audits under Corona-krisen

Lige nu kan vi ikke mødes fysisk og i de fleste tilfælde, er det derfor ikke muligt at afholde audits. Så hvad gør du, hvis du har en sådan lige om hjørnet?

Både FSC og PEFC har ændrede retningslinjer i forhold til afholdelse af fjern-audits. De gælder fra nu og til hhv. slut december eller til organisationerne melder ud, at nu er den særlige situation ophørt og de sædvanlige retningslinjer for audits derfor skal følges igen. Nedenfor kan du se hovedtrækkene i de midlertidige regler.

PEFC

Audit i forbindelse med ny- og re-certificering

Hvis din virksomhed skal certificeres for første gang eller du skal have fornyet virksomhedens certifikat, skal du som udgangspunkt udskyde dette til, audit’en kan udføres på sædvanlig vis. Der er dog nogle undtagelser og det er blandt andet

  • virksomheder, der ikke håndterer materialer fysisk
  • virksomheder, der ikke har indkøbt eller solgt certificeret materiale siden sidste audit

og herudover at certificeringsorganet vurderer, at de kan modtage relevant dokumentation fra virksomheden og i det hele taget kan gennemføre en valid undersøgelse af virksomhedens evne til at efterleve standardernes krav.

Hvis du er en af de virksomheder, der skal have fornyet certifikatet og ikke kan auditeres via fjern-audit, så kan certifikatet forlænges med max 12 måneder.

Årlig ekstern audit 

En årlig ekstern audit må erstattes af fx fjern-audit. Der må blot ikke gå mere end to år imellem on-site audits, dvs. at certificeringsbureauet fysisk besøger din virksomhed. Det er også en forudsætning, at der ikke har været afvigelser siden seneste audit og hvis der har, skal de korrigerende handlinger klart kunne verificeres gennem andre teknikker end hvor auditor er fysisk til stede på virksomheden.

Intern audit

PEFC har ikke specificeret reglerne for intern audit for single-sites, men hvis din virksomhed benytter eksterne konsulenter eller jeres interne auditor ikke lige nu har sin daglige gang i virksomheden, må udgangspunktet være de samme retningslinjer, som anvendes ved ekstern audit.

Intern audit af multi-sites

Her er reglerne, at en fjernaudit kan anvendes hvis fx intern auditor kan retfærdiggøre, at han eller hun kan auditere tilstrækkeligt gennem en fjernaudit, at der ikke var afvigelser ved seneste audit og hvis der var, så kan korrigerende handlinger ske via fjernaudit.

Tilføjelse af nye sites/afdelinger

Hvis I er certificeret som multi-site og skal have tilføjet et nyt site/en ny afdeling og dette sker i forbindelse med årlig ekstern audit eller re-certificering gælder samme retningslinjer for multisites, som beskrevet for individuelle certifikater i fbm. årlig audit eller re-certificering. Se ovenfor.

Ved tilføjelse af sites mellem audits, skal certificeringsorgan kontaktes.

Læs mere her

Retningslinjer fra FSC

Audit i forbindelse med ny- og re-certificering

FSC tillader IKKE gennemførelse af ny- og re-certificering (assessment) som fjern-audit. Dog kan audit ved re-certificering udsættes 12 måneder og erstattes af et almindeligt årligt. Det vil i praksis sige, at den normale 5-årige certifikat-cyklus udvides til 6 år”.

Årlig ekstern audit

FSC-standarden har siden 2013 gjort det muligt undtagelsesvist at erstatte en on-site audit med en fjern-audit, hvis audit’en foregår i et land eller region, hvor det at møde fysisk op kan udsætte auditors liv eller helbred for risici. Hvis det er tilfældet, kan certificeringsorganet tage stilling fra sag til sag.

Intern audit

FSC-standarden kræver ikke intern audit i virksomheder med single site certifikat, men gør det, hvis din virksomhed er certificeret som multisite.

Intern audit af multi-sites

FSC har også en nyfortolkning vedr. audits af multisites og gruppecertifikater. Fortolkningen er gældende til 31. december 2020 eller indtil den trækkes tilbage. Det primære her er følgende:

Ved multi-site eller gruppe-certificering må det centrale kontor gennemføre intern audit af de deltagende sites via fjern-audits under særlige omstændigheder, som at:

  • gennemførelse af audits ikke mulige på grund af rejserestriktioner
  • gennemførelse af audits er ikke mulige på grund af sundhedsrisici

Det centrale kontor kan også vælge at udskyde intern audit men ikke til senere end udgangen af 2020.

Tilføjelse af nye sites/afdelinger

Hvis et nyt site skal tilføjes, kan audit ikke gennemføres som fjern-audit og bør udskydes.

Det centrale kontor skal opbevare dokumentation, når denne nyfortolkning af standarden er anvendt.

Læs mere her

Hvis du i øvrigt er i tvivl, så kontakt dit certificeringsbureau.